Електронний документообіг стає все більш актуальним. Навіть на державному рівні взятий впевнений курс на paperless, що вже говорити про приватні компанії, частина яких давно перевела свою діяльність в онлайн.

На що ж звертати увагу при виборі сервісу електронного документообігу для свого бізнесу? В першу чергу варто орієнтуватись на індивідуальні потреби компанії та її можливості.

Вартість послуг

Сьогодні на ринку представлений широкий вибір сервісів електронного документообігу (далі по тексту — СЕДО). Всі вони пропонують різні інструменти та різні ціни: від безкоштовних послуг до абонементів на місяць чи рік.

Якщо обсяг ЕДО вашої компанії невеликий — можна використовувати безкоштовні сервіси (вони надають обмежену кількість документів та обмежений функціонал). Якщо ж ви часто підписуєте електронні файли — вибирайте більш серйозні системи.

Для того, щоб підібрати максимально зручний сервіс, скористайтесь безкоштовним пробним періодом, який надають майже всі українські провайдери. Наприклад, нові користувачі Signy можуть безкоштовно підписати та обробити 30 документів протягом місяця, з використанням повного функціоналу.

Сумісність

Більшість сучасних СЕДО дають можливість працювати через звичайний інтернет-браузер, без необхідності встановлення спеціалізованого програмного забезпечення. Завдяки цьому користувачі можуть працювати з документами з будь-якого пристрою та у будь-який час.

Це також полегшує і співпрацю з контрагентами, які можуть використовувати інший сервіс або ще не перейшли на цифровий документообіг. В такому випадку вам достатньо підписати документ на своїй стороні та надіслати партнеру сформоване посилання. Він зайде за цим посиланням у браузер, потрапить у вашу систему ЕДО та зможе переглянути й підписати файл своїм електронним підписом, а потім завантажити його на свій пристрій. Таким чином у вас обох буде юридично значущий підписаний документ.

Ще один варіант комфортної роботи з контрагентами — коли сервіси сумісні для роботи один з одним. Наприклад, Signy інтегрується з найбільш поширеними СЕДО: ERP IT-Enterprise, M.E.Doc, 1С та Вчасно. Завдяки цьому кожен з контрагентів, перебуваючи на своєму робочому місці та у своїй системі, має можливість працювати з одним і тим самим документом і бачити по ньому всю інформацію.

Також при виборі провайдера варто звертати увагу на такі фактори:

Зручність інтерфейсу

Кожен сервіс має свій набір інструментів та відрізняється інтерфейсом. Одні обмежуються лише базовим функціоналом, на кшталт підписання та відправки документа, інші — пропонують широкі можливості: створення структури департаментів, налаштування маршруту для кількох адресатів, визначення ролей користувачів тощо.

Саме на такий випадок існує пробний період, протягом якого ви можете оцінити, наскільки зрозумілий та зручний для вас інтерфейс і чи варто продовжувати в ньому працювати.

Можливості для підписання

Сучасний СЕДО має в першу чергу підтримувати використання КЕП/УЕП — кваліфікований та удосконалений електронний підписи, видані АЦСК.

Також бажано, щоб в ньому була функція пакетного підписання (на випадок, якщо вам потрібно швидко обробити декілька документів без необхідності ознайомлення). Така можливість дозволяє зменшити витрати часу на рутинні процеси.

Рівень безпеки системи

Рівень безпеки сервіса в більшості випадків залежить від платформи, на якій він розроблений. Якщо він відповідає українському рівню гарантій Г2 (або EAL 3 міжнародного стандарту ISO/IEC 15408 «Common Criteria for Information Technology Security Evaluation»), то вважається надійним. Це виключає можливість випадкового чи навмисного витоку даних, їх несанкціонованого збору чи передачі третім особам.

Підтримка мобільної версії

Зручно, коли можна працювати в системі не лише з комп’ютера, а й з планшета чи телефона.

Наявність служби підтримки

За необхідності менеджер служби підтримки сервіса може особисто допомогти користувачу швидко розібратися з усіма інструментами чи відповісти на важливі питання. Особливо дана послуга важлива, якщо СЕДО має широкий функціонал, яким ви плануєте активно користуватись.

Визначтесь, які параметри важливі саме для вашої компанії, та розпочніть тестування сервісів електронного документообігу вже у найближчий час!