Під час впровадження системи електронного документообігу (далі по тексту — системи ЕДО) компанії важливо уникати таких типових помилок:

  1. Неуважність до організаційних питань.
  2. Розробка системи ЕДО силами власних підрозділів.
  3. Впровадження ЕДО одразу у всій компанії.
  4. Відсутність документів, що регламентують роботу з ЕДО.
  5. Недостатня підготовка співробітників.

Кожна з цих помилок може призвести до різних проблем, від просто негативного досвіду використання ЕДО до витоку конфіденційної інформації чи втрати важливих файлів.

Неуважність до організаційних питань

Типовою помилкою компаній під час переходу на електронний документообіг є відсутність зацікавленості у якісному пропрацюванні цього процесу. Якщо керівники приділяють недостатньо уваги організаційним питанням, впровадження ЕДО може затягнутись на довгий час, що буде в перспективі гальмувати розвиток компанії.

Як запобігти: Чітко сформулювати кінцеві цілі, яких компанія хоче досягти за допомогою впровадження ЕДО. Наприклад, скоротити час, що витрачається на документообіг, автоматизувати частину процесів співпраці з партнерами, заощаджувати на кур’єрській доставці тощо.

Розробка системи ЕДО силами власних підрозділів

Ще однією помилкою є рішення компанії розробити внутрішню систему ЕДО силами власного IT-підрозділу. Причини можуть бути різними: наприклад, бажання зекономити або не використовувати сторонні сервіси для обміну конфіденційними документами. Але насправді таке рішення найчастіше призводить лише до того, що компанія вимушена витрачати ресурси на постійні доопрацювання та підтримування роботи системи та повністю залежить від наявних у штаті розробників.

Як запобігти: Ознайомитись із ступінню захисту готових сервісів ЕДО, розрахувати обсяг можливих витрат та уточнити інші важливі для вас питання. Майже кожен провайдер дає можливість протестувати свій сервіс (наприклад, Signy надає безкоштовні 30 документів протягом 1 місяця). Завдяки цьому серед них можна вибрати найбільш вигідний та зручний.

 

Впровадження ЕДО одразу у всій компанії

Навіть після того, як кінцеві цілі використання ЕДО були сформовані, неможливо передбачити, чи дійсно компанія отримає вигоди від впровадження такої системи. Попри те, що наразі велика кількість підприємств переходить на ЕДО, конкретно у вашому випадку він може виявитись недоцільним або ж вам не підійде вибрана система. В цьому разі компанія ризикує отримати великі збитки.

Як запобігти: На такий випадок існує пілотний проект — тестування ЕДО на невеликій кількості робочих місць (від 10 до 50, в залежності від масштабу штату). Такий формат дозволяє переконатись у відповідності рішення поставленим задачам, точніше розрахувати вартість переходу на ЕДО і продовжити впровадження системи чи відмовитись від неї без значних втрат.

Відсутність документів, що регламентують роботу з ЕДО

Ще на етапі впровадження ЕДО важливо серйозно поставитись до підготовки документів, що будуть регламентувати процеси документообігу в компанії. Якщо цього не зробити, співробітникам не буде чим керуватись у своїй роботі з документами, а це в перспективі може призвести до неприємних наслідків: втрати файлів, прострочення термінів, витоку інформації тощо.

Як запобігти: З самого початку розробити детальні інструкції з діловодства у системі ЕДО, підготувати необхідні розпорядження та накази, проінформувати всіх співробітників.

Недостатня підготовка співробітників

Якісне користування системою ЕДО неможливе без попереднього навчання співробітників. Іноді керівництво компанії вирішує заощадити кошти та відправити на курси лише кількох працівників, з розрахунку, що вони навчать всіх інших. Зазвичай це призводить до того, що команда має поверхневі знання про систему ЕДО та може припускатися різних помилок. 

Як запобігти: Приділити максимум уваги навчанню працівників на всіх етапах впровадження ЕДО. Бажано, щоб інструктажі та корпоративні курси проводились на постійній основі. Для цього можна організувати дистанційне навчання, з практичними прикладами та розбором типових робочих ситуацій.

З чого почати впровадження ЕДО у своїй компанії

Спробуйте електронний документообіг з сервісом Signy. Пройдіть коротку реєстрацію (https://my.signy.online/) та отримайте Demo-доступ — можливість безкоштовно створити 30 документів та обробити їх за допомогою інструментів Signy протягом одного місяця.