Технічний прогрес останніх років стимулює все більше українських компаній переходити на електронний документообіг (ЕДО). Свого часу ЕДО став інноваційним рішенням, а вже сьогодні він перетворюється на важливу частину українського документообігу.

Він дозволяє контрагентам обмінюватися електронними документами не лише за допомогою звичних каналів комунікації, як то електронна пошта чи месенджери, а й з використанням спеціальних сервісів ЕДО, серед яких — сервіс Signy.

Що таке електронний документообіг?

Електронним документообігом є комплекс процесів створення, погодження, обробки, зберігання, надсилання та отримання електронних документів, що відбуваються у цифровому форматі. Головними складовими ЕДО є такі компоненти:

    • безпосередньо сам документ в електронному вигляді;
    • ЕЦП/КЕП (електронний цифровий підпис чи кваліфікований електронний підпис);
    • відмітка часу — зафіксовані дата та час, в які документ було підписано.

ЕДО є більш економічно та екологічно вигідною альтернативою звичному паперовому документообігу. Завдяки йому зменшується обсяг впливу людства на природу, а в умовах карантинних обмежень додатково вирішується актуальна проблема — необхідність мінімізувати контакт між людьми та при цьому забезпечити швидку та зручну взаємодію контрагентів.

Які закони дозволяють використовувати ЕДО в Україні?

Згідно з українським законодавством, правильно оформлені електронні документи мають юридичну силу, аналогічну паперовим. Їх можна надавати під час податкових перевірок, використовувати в якості доказів в рамках судових слухань тощо. Для того, щоб повноцінно користуватись ЕДО, важливо орієнтуватися в законах України, якими він регламентується:

    • ЗУ «Про електронні довірчі послуги»;
    • ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»;
    • ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».

За їхніми нормами, правильно оформлений електронний документ має обов’язково містити наступні реквізити:

    • назву;
    • дату, коли його було створено;
    • найменування компанії, від імені якої складений документ;
    • зміст, одиницю виміру та обсяг господарської операції;
    • посади осіб, які відповідають за правильне оформлення та виконання господарської операції;
    • дані (в тому числі й особистий підпис), за якими особа, що була залучена до виконання господарської операції, може бути ідентифікована.

Якщо ж буде відсутній хоча б один реквізит, документ юридичної сили не матиме.

Інтеграція Signy є серйозним кроком у рамках діджиталізації та кардинально новим рівнем ділової комунікації між українськими компаніями. У перспективі це допоможе повністю позбутися паперової форми документів — законодавча база України дає змогу рухатися в цьому напрямку вже зараз. Компаніям важливо лише дотримуватися норм щодо правильного оформлення та зберігання електронної документації.