Технический прогресс последних лет стимулирует все больше украинских организаций внедрять в свою работу электронный документооборот (ЭДО). В свое время ЭДО стал инновационным решением, а уже сегодня он превращается в важную часть украинского документооборота.
Он обеспечивает обмен электронными документами не только с помощью привычных каналов коммуникации, как то электронная почта или мессенджеры, но и с применением специальных сервисов ЭДО, среди которых — сервис Signy.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот — это совокупность процессов создания, согласования, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов, которые осуществляются в цифровом формате. Главными составляющими ЭДО являются такие компоненты:
-
- непосредственно сам документ в электронном виде;
- ЭЦП/КЭП (электронная цифровая подпись или квалифицированная электронная подпись);
- отметка времени — зафиксированные дата и время, в которые документ был подписан.
ЭДО — это более экономически и экологически выгодная альтернатива привычному бумажному документообороту. Благодаря ему уменьшается объем влияния человечества на природу, а в условиях карантина дополнительно решается актуальная проблема — необходимость минимизировать контакт между людьми и при этом обеспечить быстрое и удобное взаимодействие между контрагентами.
Какие законы позволяют использовать ЭДО в Украине?
Согласно украинскому законодательству, правильно оформленные электронные документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Их можно предоставлять во время налоговых проверок, использовать в качестве доказательств в рамках судебных слушаний и т.д. Для того, чтобы полноценно пользоваться ЭДО, важно знать законы Украины, которыми он регламентируется:
-
- ЗУ «Об электронных доверительных услугах»;
- ЗУ «Об электронных документах и электронном документообороте»;
- ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».
Согласно их нормами, правильно оформленный электронный документ должен содержать следующие реквизиты:
-
- название;
- дату, когда он был создан;
- наименование компании, от лица которой составлен документ;
- содержание, единицу измерения и объемы хозяйственной операции;
- должности лиц, что отвечают за правильное оформление и выполнение хозяйственной операции;
- данные (в том числе и личную подпись), по которым лицо, привлеченное к выполнению хозяйственной операции, может быть идентифицировано.
В случае отсутствия хотя бы одного реквизита документ иметь юридической силы не будет.
Интеграция Signy является серьезным шагом в рамках диджитализации и кардинально новым уровнем деловой коммуникации между украинскими компаниями. В перспективе это поможет полностью избавиться от бумажной формы документов — законодательство Украины позволяет двигаться в этом направлении уже сейчас. Компаниям важно лишь соблюдать нормы правильного оформления и хранения электронной документации.