Ви стикались із ситуацією, коли потрібно терміново знайти якийсь документ, а він ніби зник? Або, можливо, витрачали багато часу, щоб структурувати та відправити необхідні файли своїм колегам чи контрагентам електронною поштою? Є багато моментів, з якими щоденно стикаються компанії, що поки не перейшли на електронний документообіг. І сьогодні ми поговоримо саме про них — 7 причин, чому вам варто переходити на ЕДО.

1. Ваші працівники працюють віддалено або часто перебувають за межами офісу

Ви перевели свій штат на повну чи часткову віддалену роботу, або специфіка вашої компанії така, що працівники часто знаходяться на виїзді та змушені працювати з мобільних пристроїв? В такому випадку варто потурбуватись про зручну та захищену систему обміну файлами. Сервіси ЕДО забезпечують цілодобовий доступ з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету. Завдяки цьому співробітники зможуть у будь-який момент знайти, відкрити та завантажити потрібний документ для роботи.

2. Були випадки втрати чи пошкодження файлів

Якщо ваша компанія вже стикалася з випадками втрати важливих документів, ви маєте розуміти, наскільки важливо зберігати їх у безпечному місці. Хмарна система управління документообігом захищає вас від таких факторів, як:

  • пошкодження файлів під час пересилання чи обробки;
  • втрата паперових документів;
  • випадкове видалення файлів;
  • втрата всіх документів через вихід техніки з ладу.

Оскільки всі ваші документи будуть скопійовані в систему ЕДО, ви завжди зможете відновити їх, якщо загубите локальну копію. Більше того, хмарні сервіси зберігають старі версії документів, які можуть знадобитись на випадок втрати актуальної версії.

3. Комунікація потребує оптимізації

Якщо для співпраці з вашими партнерами вам потрібно щоденно використовувати електронні листи чи відправляти надруковані документи, сервіс ЕДО допоможе оптимізувати цю процедуру та не витрачати кошти й час на паперові носії чи кур’єрські послуги.

До того ж зберігання всіх документів компанії в електронному вигляді в одній системі значно спростить взаємодію та спільну роботу ваших співробітників. Швидкий пошук в системі дозволяє миттєво отримати потрібний документ, а не розшукувати його на різних носіях. Шукати можна не лише за назвою, а й за ключовими словами чи тегами або навіть метаданими.

Відповідно, проекти будуть проходити більш злагоджено, оскільки працівники витрачатимуть менше часу на передачу файлів і комунікацію та зможуть одночасно працювати над одним документом і відстежувати зміни.

4. Компанія стикалася з кіберзагрозами

Файлам, що зберігаються на звичайних комп’ютерах, а не в захищеному централізованому сховищі, загрожує більше потенційних небезпек. Якщо ваша компанія стикалася з випадками злому мережі, розсилкою з вкладеними комп’ютерними вірусами, спробами викрадення даних чи іншими неприємними ситуаціями, ви маєте розуміти, наскільки важливо зберігати свої файли у безпеці.

Неможливо на 100% захистити внутрішню мережу там, де існує людський фактор, особливо якщо не застосовувати електронний документообіг. Системи ЕДО використовують безпечні хмарні сервери з брандмауерами та інструментами кібербезпеки, які допомагають попередити злом мережі та розмежовувати права доступу до тих чи інших документів.

5. Ви націлені скоротити зайві статті витрат

Чи знаєте ви, що кожен працівник вашого офісу може витрачати до 10 000 аркушів паперу щорічно? З переходом на ЕДО ви не лише скорочуєте витрати на фізичні носії — ви також створюєте умови, в яких робочий час працівників не витрачається на пошук файлів серед безлічі документів.

До того ж немає потреби закуповувати додаткові жорсткі диски, внутрішні сервери чи інші носії для зберігання інформації — все потрібне можна тримати всередині системи ЕДО.

6. Компанія втрачала контрагентів через загублені документи

Якщо ваші діючі чи потенційні партнери вибирали конкурентів через те, що якийсь важливий документ був загублений чи пошкоджений на вашій стороні, ви маєте розуміти, наскільки дорого може обійтись такий прикрий випадок. Ймовірність подібної ситуації знижується в сотні разів, якщо ви користуєтеся ЕДО.

7. У робочих процесах важливо дотримуватись нормативних вимог

Ваша сфера діяльності передбачає роботу з медичними записами, юридичними файлами, фінансовими та іншими даними, які мають зберігатися з дотриманням нормативних вимог? Ви постійно слідкуєте за стандартами, пов’язаними із захистом, відстеженням, перевіркою та пошуком документів, а також із зберіганням резервних копій критичних файлів, які можна відновити за запитом?

Дотримання всіх цих правил може стати справжнім головним болем, якщо у вас немає централізованої системи і ви намагаєтеся виконувати їх самостійно. Перехід на систему ЕДО надасть вам необхідні елементи управління, які спростять вашу роботу.

Що робити, якщо у вас є причини переходити на ЕДО?

Навіть якщо ви нарахували всього одну причину для переходу на ЕДО, радимо як мінімум протестувати його на кількох робочих місцях у своїй компанії. Це допоможе вам зрозуміти, які вигоди ви отримаєте від такого рішення. У будь-якому випадку пам’ятайте, що Україна рухається у бік повної відмови від фізичних носіїв інформації, тому чим раніше ви розпочнете міграцію, тим швидше адаптуєтесь до нових умов роботи.

Скористайтеся пробним періодом від Signy та оцініть переваги сервісу швидкого обміну електронними документами за посиланням: https://my.signy.online/.