Вы сталкивались с ситуацией, когда нужно срочно найти какой-то документ, а он будто исчез? Или, возможно, тратили много времени, чтобы систематизировать и отправить необходимые файлы своим коллегам или контрагентам по электронной почте? Есть много моментов, с которыми ежедневно сталкиваются компании, что пока не перешли на электронный документооборот. И сегодня мы поговорим именно о них — 7 причин, почему вам стоит переходить на ЭДО.

1. Ваши работники работают удаленно или часто находятся вне офиса

Вы перевели свой штат на полную или частичную удаленную работу, или специфика вашей компании такова, что работники часто находятся на выезде и вынуждены работать с мобильных устройств? В таком случае стоит позаботиться об удобной и защищенной системе обмена файлами. Сервисы ЭДО обеспечивают круглосуточный доступ с любого устройства, подключенного к интернету. Благодаря этому сотрудники смогут в любой момент найти, открыть и загрузить нужный документ для работы.

2. Были случаи потери или повреждения файлов

Если ваша компания уже сталкивалась со случаями потери важных документов, вы должны понимать, насколько важно хранить их в безопасном месте. Облачная система управления документооборотом защищает вас от таких факторов, как:

  • повреждение файлов при пересылке или обработке;
  • потеря бумажных документов;
  • случайное удаление файлов;
  • потеря всех документов из-за выхода техники из строя.

Поскольку все ваши документы будут скопированы в систему ЭДО, вы всегда сможете восстановить их, если потеряете локальную копию. Более того, облачные сервисы сохраняют старые версии документов, которые могут понадобиться в случае утраты актуальной версии.

3. Коммуникация требует оптимизации

Если для сотрудничества с вашими партнерами вам нужно ежедневно использовать электронные письма или отправлять напечатанные документы, сервис ЭДО поможет оптимизировать эту процедуру и не тратить средства и время на бумажные носители или курьерские услуги.

К тому же, хранение всех документов компании в электронном виде в одной системе значительно упростит взаимодействие и совместную работу ваших сотрудников. Быстрый поиск в системе позволяет мгновенно получить нужный документ, а не искать его на различных носителях. Искать можно не только по названию, но и по ключевым словам или тегами или даже метаданным.

Соответственно, проекты будут проходить более слаженно, поскольку сотрудники будут тратить меньше времени на передачу файлов и коммуникацию и смогут одновременно работать над одним документом и отслеживать изменения.

4. Компания сталкивалась с киберугрозами

Файлам, хранящимся на обычных компьютерах, а не в защищенном хранилище, грозит больше потенциальных опасностей. Если ваша компания сталкивалась со случаями взлома сети, рассылкой с вложенными компьютерными вирусами, попытками похищения данных или другими неприятными ситуациями, вы должны понимать, насколько важно сохранять свои файлы в безопасности.

Невозможно на 100% защитить внутреннюю сеть там, где существует человеческий фактор, особенно если не применять электронный документооборот. Системы ЭДО используют безопасные облачные серверы с брандмауэрами и инструментами кибербезопасности, которые помогают предупредить взлом сети и разграничивать права доступа к тем или иным документам.

5. Вы нацелены сократить лишние статьи расходов

Знаете ли вы, что каждый работник вашего офиса может тратить до 10 000 листов бумаги ежегодно? С переходом на ЭДО вы не только сокращаете расходы на физические носители — вы также создаете условия, в которых рабочее время работников не тратится на поиск файлов среди множества документов.

К тому же, нет необходимости закупать дополнительные жесткие диски, внутренние серверы или другие носители для хранения информации — все необходимое можно держать внутри системы ЭДО.

6. Компания теряла контрагентов из-за утерянных документов

Если ваши действующие или потенциальные партнеры выбирали конкурентов из-за того, что какой-то важный документ был утерян или поврежден на вашей стороне, вы должны понимать, насколько дорого может обойтись такой досадный случай. Вероятность подобной ситуации снижается в сотни раз, если вы пользуетесь ЭДО.

7. В рабочих процессах важно соблюдать нормативные требования

Ваша сфера деятельности предполагает работу с медицинскими записями, юридическими файлами, финансовыми и другими данными, которые должны храниться с соблюдением нормативных требований? Вы постоянно следите за стандартами, связанными с защитой, отслеживанием, проверкой и поиском документов, а также с хранением резервных копий критических файлов, которые можно восстановить по запросу?

Соблюдение всех этих правил может стать настоящей головной болью, если у вас нет централизованной системы и вы пытаетесь придерживаться их самостоятельно. Переход на систему ЭДО предоставит вам необходимые элементы управления, которые упростят вашу работу.

Что делать, если у вас есть причины переходить на ЭДО?

Даже если вы насчитали всего одну причину для перехода на ЭДО, советуем как минимум протестировать его на нескольких рабочих местах в своей компании. Это поможет вам понять, какие выгоды вы получите от такого решения. В любом случае помните, что Украина движется в сторону полного отказа от физических носителей информации, поэтому чем раньше вы начнете миграцию, тем быстрее адаптируетесь к новым условиям работы.

Воспользуйтесь пробным периодом от Signy и оцените преимущества сервиса быстрого обмена электронными документами по ссылке: https://my.signy.online/.