Світ змінюється, змінюються і способи комунікації між бізнес-партнерами та між бізнесом і державою. Все більше послуг стають можливими в онлайн-режимі та все більше угод укладається без особистих зустрічей. Це означає, що кожен підприємець має бути готовим до переходу на електронний документообіг (далі по тексту — ЕДО) та взагалі розуміти, в чому його переваги.

У чому переваги е-документообігу

Коли ЕДО щойно з’явився, його поняття визначили три основних фактори:

    • швидкість — можливість за одну хвилину підписати документ та відправити його контрагенту;
    • ціна — відсутність необхідності купувати папір та платити кур’єрам;
    • дружність до довкілля — для забезпечення ЕДО достатньо лише комп’ютера, підключеного до мережі Інтернет. Жодні інші ресурси, як то папір, фарба для друку чи пальне для кур’єрського транспорту, не потрібні.

Але ринок розвивається, конкуренція стає жорстокішою, і тому сервіси ЕДО пропонують все більше корисних функцій для сучасного користувача.

Чим е-документообіг допомагає бізнесу

Майже кожна фізична чи юридична особа, незалежно від галузі діяльності чи форми власності, постійно працює з документацією. Одні документи необхідно систематично перевіряти на актуальність та коригувати, решту — передавати іншим особам: контрагентам, партнерам чи держслужбам. Для цього документ потрібно надрукувати на папері, узгодити, внести правки, знову надрукувати, відправити на підпис, затвердити печаткою і провести таку ж процедуру з іншою стороною.

На відміну від цих звичних, але дійсно непростих процесів, переваги ЕДО очевидні, адже він дозволяє перенести усі перераховані процеси у діджитал-простір та заощадити завдяки цьому безліч ресурсів і часу.

Підприємець має бути готовим до переходу на електронний документообіг (далі по тексту — ЕДО).

Як е-документообіг заощаджує час

Для того, щоб почати користуватися ЕДО, підприємцю достатньо виконати два простих кроки:

    1. Отримати кваліфікований цифровий підпис (КЕП/ЕЦП).
    2. Зареєструватися на сервісі е-документообігу Signy.

Звісно, аби здійснення обміну документами з контрагентами стало можливим, вони також повинні виконати ці два кроки.

Далі підприємцю достатньо завантажувати документи у систему сервіса ЕДО та надсилати їх іншим особам. Усі коригування та взаємодія з партнерами відбувається в електронному вигляді, а отже заощаджується і час, і кошти.

Як е-документообіг впливає на репутацію компанії

Сьогодні світ рухається у бік екосвідомості, а отже компанії, які дотримуються екологічних методів роботи, мають більшу лояльність з боку клієнтів та партнерів. Саме вибір ЕДО є одним із перших кроків, які компанія може зробити в цьому напрямку.

Зменшення кількості паперових документів позитивно впливає на довкілля, адже зменшується потреба в офісному папері та, відповідно, менше дерев йде на його виготовлення.

Завдяки моментальній передачі документа відпадає необхідність у кур’єрських службах. Отже, світ витрачає менше бензину та знижує кількість шкідливих викидів у атмосферу. Це перемога сучасних технологій на користь навколишнього середовища.

Зазначимо й наступне. Оскільки ЕДО навіть зараз, у 2020 році, вважається в Україні чимось надзвичайним, ті компанії, що вже почали інтегрувати його у свої робочі процеси, автоматично сприймаються партнерами як більш сучасні та професійні.

Отож, чи варто бізнесу переходити на ЕДО? Звісно так! Ситуація у світі показала, що майбутнє саме за ним. Тому пропонуємо долучатися до сервісу Signy вже зараз та починати користуватися перевагами сучасних технологій!