Перехід на електронний документообіг (ЕДО) став особливо актуальним з початком пандемії Covid-19, коли велика кількість працівників були змушені працювати віддалено. Ще одним важливим фактором для переходу став початок повномасштабної війни в Україні, в умовах масової релокації. Адже саме застосування інструментів ЕДО дає можливість швидко отримувати доступ до документів, приймати потрібні рішення та оперативно реагувати на нові виклики.

Однак, попри те, що ще у жовтні 2021 року Мінекономіки опублікувало Наказ № 839-21 «Про затвердження Порядку впровадження ЕДО в системі управління охороною праці», роботодавці українських підприємств досі не є достатньо поінформованими щодо нових можливостей. Для вирішення даної проблеми Державна служба України з питань праці розробила спеціальну памʼятку.

Яка саме інформація надається у памʼятці

У документі надається така інформація:

  1. Чим зручний електронний документообіг та його переваги перед звичним паперовим.
  2. Як діяти роботодавцю, якщо він вирішив впровадити ЕДО на своєму підприємстві.
  3. Роботу яких процесів та наявність яких електронних підписів має забезпечити роботодавець для своїх працівників.
  4. Перелік нормативно-правових актів, що регулюють ЕДО в Україні.

Завантажити PDF-файл «Як створити ЕДО в системі управління охороною праці» можна тут. Інструкція доступна на сайті Держпраці у розділі «Рекомендації: як працювати безпечно».

У чому переваги ЕДО та що потрібно для його впровадження

Основні переваги використання документів в електронному форматі є такими:

  • економія часу та зусиль працівників на обробці потрібних документів;
  • заощадження коштів на папері, пересиланні тощо (усе листування з контрагентами відбувається виключно в онлайн форматі);
  • зручне зберігання документів із можливістю швидкого пошуку та доступом із будь-якого місця світу;
  • можливість зберігання усіх версій документа;
  • швидка взаємодія із контрагентами та підписання потрібних угод за мінімальний час;
  • можливість працювати повністю дистанційно та зберігати документи у хмарних сховищах, без ризику їх пошкодження та втрати внаслідок пожежі чи іншої надзвичайної ситуації;
  • повний контроль над діями, що виконуються з документом.

Почати впровадження електронного документообігу на підприємстві можна з реєстрації у сервісі ЕДО Signy за посиланням: https://my.signy.online/

Одразу після реєстрації менеджери нададуть вам безкоштовні перші 50 е-документів для роботи та детально розкажуть, як ними користуватися.