Переход на электронный документооборот (ЭДО) стал особенно актуален с началом пандемии Covid-19, когда большое количество работников были вынуждены работать удаленно. Еще одним важным фактором для перехода стало начало полномасштабной войны в Украине, в условиях массовой релокации. Ведь именно применение инструментов ЭДО позволяет быстро получать доступ к документам, принимать нужные решения и оперативно реагировать на новые вызовы.
Однако, несмотря на то, что еще в октябре 2021 года Минэкономики опубликовало Приказ № 839-21 «Об утверждении Порядка внедрения ЭДО в системе управления охраной труда», работодатели украинских предприятий до сих пор недостаточно проинформированы о новых возможностях. Для решения данной проблемы Государственная служба Украины по труду разработала специальную памятку.
Какая именно информация подается в памятке
В документе предоставляется следующая информация:
- Чем удобен электронный документооборот и его преимущества перед привычным бумажным.
- Как поступить работодателю, если он решил внедрить ЭДО на своем предприятии.
- Работу каких процессов и наличие каких электронных подписей должен обеспечить работодатель для своих работников.
- Список нормативно-правовых актов, регулирующих ЭДО в Украине.
Скачать PDF-файл «Как создать ЭДО в системе управления охраной труда» можно здесь. Инструкция доступна на сайте Гоструда в разделе «Рекомендации: как работать безопасно».
В чем преимущества ЭДО и что необходимо для его внедрения
Основные преимущества использования документов в электронном формате:
- экономия времени и усилий работников по обработке нужных документов;
- экономия средств на бумаге, пересылке и т.п. (вся переписка с контрагентами происходит исключительно в онлайн формате);
- удобное хранение документов с возможностью быстрого поиска и доступа из любой точки мира;
- возможность хранения всех версий документа;
- быстрое взаимодействие с контрагентами и заключение необходимых соглашений за минимальное время;
- возможность работать полностью дистанционно и хранить документы в облачных хранилищах, без риска их повреждения и потери в результате пожара или другой чрезвычайной ситуации;
- полный контроль над действиями, выполняемыми с документом.
Начать внедрение электронного документооборота на предприятии можно с регистрации в сервисе EDO Signy по ссылке: https://my.signy.online/
Сразу после регистрации менеджеры предоставят вам бесплатные первые 50 е-документов для работы и подробно расскажут, как ими пользоваться.