Автоматизація діловодства дозволяє оптимізувати багато повсякденних завдань, від яких залежить бізнес, таких як управління документами, планування, управління даними та комунікація. Електронний документообіг, сучасне програмне забезпечення та технології із застосуванням штучного інтелекту — все це сьогодні допомагає компаніям стати більш ефективними, продуктивними та конкурентоспроможними.

Що входить до поняття автоматизації діловодства

Автоматизація діловодства включає різні комп’ютерні системи та програмне забезпечення, що використовуються для цифрового збору, зберігання, передачі, обробки та використання ділової інформації. Сюди ж можна включити обробку текстів, введення даних, планування, листування електронною поштою з контрагентами та між колегами.

Усе, що скорочує потребу у ручній праці, сприяє автоматизації діловодства. Від сканерів і текстових редакторів до систем електронного документообігу (далі — ЕДО) та управління даними.

Види засобів автоматизації діловодства

Для автоматизації застосовуються різні сучасні інструменти:

  1. Програмне забезпечення для роботи з текстами й даними на кшталт Microsoft Word та Excel.
  2. Системи управління інформацією (CMS), що дозволяють швидко додавати, планувати і редагувати цифровий контент, в тому числі й з метою наповнення сайтів (наприклад, WordPress).
  3. Програмні рішення для спільної та віддаленої роботи і швидкого погодження документів: планувальники задач (Jira), месенджери (Slack), програми для відеоконференцій (Zoom), системи ЕДО (Signy).
  4. Програми для хмарного зберігання документів, в тому числі системи ЕДО, тощо.

В чому переваги застосування систем ЕДО для автоматизації діловодства

Системи ЕДО дозволяють відчутно підвищити ефективність, продуктивність та якість комунікації як всередині компанії, так і між контрагентами. До переваг їх використання можна віднести:

  1. Підвищена продуктивність. Автоматизація повторюваних завдань, таких як введення даних, планування та управління документами, може звільнити час співробітників, дозволяючи їм зосередитися на важливіших завданнях. Також це зменшує ймовірність помилки через людський фактор.
  2. Покращене керування даними та доступ до них: системи ЕДО забезпечують централізоване зберігання даних та керування ними. Доступ до потрібного документа можна отримати з будь-якої точки світу у будь-який час. Це особливо важливо, якщо команда працює віддалено.
  3. Якісніша комунікація: полегшується спільне використання та обмін інформацією і документами з контрагентами, всередині й між відділами, що призводить до покращення командної роботи та ділової співпраці.
  4. Економія коштів: можливість відправки документів через інтернет дозволяє заощадити витрати на друку та поштовій пересилці.
  5. Поліпшена безпека. Системи ЕДО мають високий клас інформаційної захищеності, за рахунок чого документи зберігаються більш надійно, ніж у фізичних офісних шафах.

Кожна компанія може легко впровадити ЕДО для автоматизації свого діловодства. Усе, що потрібно — зареєструватись у сервісі Signy на сайті https://my.signy.online/

Після реєстрації користувачу буде проведене знайомство із функціоналом сервісу та надані 50 безкоштовних електронних документів для тестування можливостей ЕДО.