Автоматизация делопроизводства позволяет оптимизировать многие повседневные задачи, от которых зависит бизнес, такие как управление документами, планирование, управление данными и коммуникация. Электронный документооборот, современное программное обеспечение и технологии с применением искусственного интеллекта – все это сегодня помогает компаниям стать более эффективными, производительными и конкурентоспособными.

Что входит в понятие автоматизации делопроизводства

Автоматизация делопроизводства включает в себя различные компьютерные системы и программное обеспечение, используемые для цифрового сбора, хранения, передачи, обработки и использования деловой информации. Сюда же можно включить обработку текстов, ввод данных, планирование, переписку по электронной почте с контрагентами и между коллегами.

Все, что сокращает потребность в ручном труде, способствует автоматизации делопроизводства. От сканеров и текстовых редакторов до систем электронного документооборота (далее – ЭДО) и управления данными.

Виды средств автоматизации делопроизводства

Для автоматизации используются разные современные инструменты:

  1. Программное обеспечение для работы с текстами и данными типа Microsoft Word и Excel.
  2. Системы управления информацией (CMS) позволяют быстро добавлять, планировать и редактировать цифровой контент, в том числе и с целью наполнения сайтов (например, WordPress).
  3. Программные решения для совместной и удаленной работы и быстрого согласования документов: планировщики задач (Jira), мессенджеры (Slack), программы для видеоконференций (Zoom), системы ЭДО (Signy).
  4. Программы для облачного хранения документов, в том числе системы ЭДО и т.д.

В чем преимущества применения систем ЭДО для автоматизации делопроизводства

Системы ЭДО позволяют существенно повысить эффективность, производительность и качество коммуникации как внутри компании, так и между контрагентами. К преимуществам их использования можно отнести:

  1. Повышенная производительность. Автоматизация повторяющихся задач, таких как ввод данных, планирование и управление документами, может освободить время сотрудников, позволяя им сосредоточиться на более важных задачах. Также это уменьшает вероятность ошибки из-за человеческого фактора.
  2. Улучшенное управление данными и доступ к ним: системы ЭДО обеспечивают централизованное хранение данных и управление ими. Доступ к нужному документу можно получить из любой точки мира в любое время. Это особенно важно, если команда работает удаленно.
  3. Более качественная коммуникация: облегчается совместное использование и обмен информацией и документами с контрагентами, внутри и между отделами, что приводит к улучшению командной работы и делового сотрудничества.
  4. Экономия средств: возможность отправки документов через Интернет позволяет сэкономить затраты на печать и почтовую пересылку.
  5. Улучшенная безопасность. Системы ЭДО обладают высоким классом информационной защищенности, за счет чего документы хранятся более надежно, чем в физических офисных шкафах.

Любая компания может легко внедрить ЭДО для автоматизации собственного делопроизводства. Все, что нужно, — зарегистрироваться в сервисе Signy на сайте https://my.signy.online/ 

После регистрации пользователю будет проведено знакомство с функционалом сервиса и предоставлено 50 бесплатных электронных документов для тестирования возможностей ЭДО.