В епоху цифрових технологій електронний документообіг стає важливим інструментом не лише для великих корпорацій, але й для фізичних осіб підприємців. Електронний документообіг (ЕДО) відкриває нові можливості для оптимізації роботи з документами та спрощення процесів. У цій статті ми розглянемо, як саме ФОП можуть скористатися перевагами електронного документообігу, а також які шаблони їм можуть бути корисні.
Що потрібно ФОП для роботи з системами ЕДО
Для того, щоб ФОП міг підписувати документи онлайн, потрібно створити електронний підпис, який є цифровим еквівалентом звичайного підпису на паперових документах і гарантує їхню юридичну силу. ЕЦП видається відповідно до законодавства та може бути отриманий через акредитований центр сертифікації ключів (АЦСК).
Зверніть увагу: починаючи з 2021 року замість ЕЦП громадянам видається удосконалений електронний підпис (УЕП) чи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Переваги електронного документообігу для ФОП
Використання електронного документообігу стає ключовим елементом для оптимізації рутинних завдань та підвищення продуктивності ведення бізнесу. Розгляньмо ключові переваги, які електронний документообіг може принести ФОП у їхній щоденній роботі.
- Оптимізація роботи з документами
Електронний документообіг дає змогу ФОП значно полегшити та прискорити процеси роботи з різними видами документів. Ось завдяки чому це відбувається:
- електронні підписи: ФОП можуть використовувати е-підписи для підписання документів без необхідності фізичної присутності. Це дає змогу надсилати й отримувати документи онлайн, що заощаджує час.
- автоматизація процесів: ЕДО дає змогу автоматизувати багато рутинних процесів, як-от облік, звітність і планування. Також можна налаштовувати систему для автоматичного формування та опрацювання документації, що зменшує ризик помилок.
- Економія
ЕДО може допомогти ФОП заощадити кошти у багатьох аспектах їхньої діяльності:
- зменшення витрат на паперові матеріали: з використанням електронних документів ФОП не потрібно буде купувати папір й засоби для зберігання документів чи зайвий раз друкувати документацію.
- заощадження витрат на доставку: електронний обмін документами потребує набагато менше часу та грошей, ніж традиційна пошта чи кур’єрські послуги.
- Захищеність даних
Також ЕДО більш захищене середовище й ось чому:
- гарантія конфіденційності: електронний документообіг забезпечує надійний рівень захисту особистих даними, що стає важливим елементом для встановлення та збереження довіри як серед клієнтів, так і партнерів ФОП.
- надійне управління інформацією: здатність ефективно зберігати та передавати інформацію в безпечному е-середовищі створює додатковий рівень впевненості серед представників бізнесу.
Розберемо на прикладі
Як ми вже дізналися вище, електронний документообіг відчиняє широкі перспективи для покращення бізнес-процесів. Серед фізичних осіб підприємців є різні представники бізнесу. Розберемо це на конкретному прикладі — ФОП-бухгалтера. А також розглянемо, як системи ЕДО можуть ефективно підтримати його в повсякденній діяльності.
Приклад, ФОП-бухгалтер, веде облік для кількох інших ФОП. 
Шаблони Signy для ФОП
Найбільш популярними шаблонами серед ФОП є:
- рахунки;
- акти виконаних робіт;
- видаткові накладні;
- електронні товарно-транспортні накладні (е-ТТН) — насамперед використовуються перевізниками, які зареєстровані як ФОП.
Різні системи ЕДО можуть мати свої шаблони, форми та переваги. Перед тим як обирати сервіс для роботи, дізнайтесь детальніше про його можливості. Наприклад, Signy вже має попередньо налаштовані шаблони цих документів. Достатньо лише заповнити форми безпосередньо на сайті, щоб далі можна було їх підписувати та надсилати контрагентам.
Крім того, у Signy є можливість створити власні типи документів, під особисті потреби ФОП, завдяки влаштованому конструктору форм. А використовуючи такий функціонал як «Список контрагентів» та «Управління організацією», ви зможете заповнити дану форму значно швидше. Під час наступного заповнення документів, є можливість скористатися функцією «Створити за зразком». Також можна буде зручно обрати маршрут надсилання документа зі списку шаблонів маршрутів, який ви сформуєте в процесі роботи з системою.
Отже, електронний документообіг — це потужний інструмент для ФОП, який спрощує роботу з документами, зменшує витрати та підвищує продуктивність. З використанням шаблонів та автоматизованих процесів можна більше часу приділяти розвитку бізнесу, замість довгої рутинної роботи з документами.
