Правильне зберігання документів та управління бізнес-даними — одні з найважливіших процесів, що варто налаштувати у компанії. Адже саме вони є основою усієї її діяльності. Якщо ви плануєте чи вже почали застосовувати електронний документообіг, скористайтеся порадами, що допоможуть зробити його більш зручним.

1. Виберіть якісне програмне забезпечення для управління документами

Перший крок, що має зробити ваш бізнес, — визначити, яка система управління документами вам підходить. Хоча є багато схожих між собою варіантів, вони не є однаковими, і вибір того, що не відповідає вашим потребам, може бути марною тратою часу та грошей.

Якщо ви користуєтесь сервісом ЕДО Signy, радимо розглянути системи IT-Enterprise або MASTER, які безшовно інтегруються, оскільки належать одному розробнику.

2. Використовуйте чітку індексацію

Щоб забезпечити легкий доступ до ваших документів, дуже важливо точно індексувати кожен новий документ і папку, створюючи таким чином узгоджену файлову структуру. Попередньо радимо продумати майбутнє дерево папок і список категорій для кожного типу документів.

Чітке індексування значно полегшує пошук файлів, а різним відділам так набагато простіше управляти документами у межах своєї сфери діяльності.

3. Скануйте паперові документи

У разі переходу з фізичних документів на електронні рекомендується робити цифрові копії паперових версій. Це може бути складним завданням, але сканування документів та їх завантаження до електронної системи управління гарантує, що конфіденційні файли будуть захищеними та доступними для співробітників у будь-який момент. Паперові документи набагато легше втратити, а фізична картотечна шафа не має того рівня безпеки, який забезпечує система управління документами.

4. Налаштуйте права доступу

Не кожна людина у вашому бізнесі повинна мати доступ до всіх файлів. Наприклад, контракти працівників та звіти про продуктивність мають залишатися конфіденційними.

Системи управління документами дозволяють надавати дозволи на доступ користувачам на ваш вибір: визначати, які відділи можуть переглядати, редагувати та копіювати вміст певних папок.

5. Налаштуйте автоматизацію

Залежно від програмного забезпечення, ви можете налаштувати розсилку автоматичних повідомлень під час створення або редагування документа. Ви також можете налаштувати автоматизовані робочі процеси затвердження для певних документів, чи автоматичне виставлення рахунків, якщо ваш бізнес працює із зовнішніми клієнтами.

Наприклад, сервіс Signy дозволяє заздалегідь налаштувати шаблони документів чи маршрути підписання договорів, які надсилаються контрагентам.

6. Використовуйте хмарне сховище

Якщо ви хочете відмовитися від фізичних документів та картотек, є два варіанти використання системи управління документами: локальне та хмарне сховище.

Локальне програмне забезпечення дозволяє вам контролювати свої документи із сервера, розміщеного у вашій компанії. Хмарне сховище означає, що документи зберігаються на сторонніх серверах.

Хмарне сховище дає вам додатковий рівень захисту у разі пошкодження або крадіжки вашого обладнання, оскільки ви, як і раніше, можете отримати доступ до своїх документів у хмарі. Хмарне програмне забезпечення також спрощує спільну роботу з різними користувачами (особливо у випадку наявності віддалено працюючих команд), збільшуючи загальну ефективність бізнесу.

7. Контролюйте версії

Якщо ваш бізнес постійно оновлює документи, наявність якісного контролю версій є обов’язковою. Управління версіями означає, що ви можете отримати доступ до попередніх версій документів та за потреби відновити їх.

Це також дозволяє вам надати деяким користувачам можливість лише переглядати документи, а іншим користувачам — можливість переглядати, коментувати та змінювати відредаговані версії. Це означає, що ви можете ефективно спільно працювати над документом та бути впевненими, що його не змінять без належного дозволу.

8. Ведіть аудит документів

Незважаючи на те, що керувати бізнес-документами набагато простіше за допомогою електронної системи управління, все ж таки рекомендуємо регулярно проводити аудит ваших документів, щоб мінімізувати потенційні збої або порушення процесів.

Ви можете проводити внутрішній аудит кожні три-шість місяців та зовнішній аудит — щорічно.

Це дозволяє не тільки  дізнатися, які документи у вас є, але також зрозуміти, чи відповідає ваш бізнес галузевим нормам. У багатьох професійних секторах обов’язковий зовнішній аудит, тому краще самостійно робити регулярні перевірки, щоб не панікувати, коли настане час ретельно проаналізувати ваш бізнес.

9. Знайте свої внутрішні правила

Важливо знати, які типи документів потрібно зберігати в системі управління протягом певного періоду часу. Наприклад, у фінансовій сфері нормативні вимоги свідчать, що певні документи мають зберігатися протягом семи років. Перед видаленням документа ще раз перевірте, чи це не суперечить правилам.

Дотримуючись даних передових методів управління документами, ви зможете підтримувати свою систему документообігу у найкращому стані. Якщо ви лише розглядаєте можливість переходу на ЕДО, почніть із реєстрації у сервісі Signy. Він дозволяє створювати й обмінюватися юридично значущими документами зі своїми контрагентами, незалежно від того, якою системою ЕДО вони користуються. Реєструйтесь за посиланням: https://my.signy.online/