Правильное хранение документов и управление бизнес-данными — одни из важнейших процессов, которые следует настроить в компании. Ведь именно они являются основой ее деятельности. Если вы планируете или уже начали применять электронный документооборот, воспользуйтесь советами, которые помогут сделать его более удобным.

1. Выберите качественное программное обеспечение для управления документами

Первый шаг, который должен сделать ваш бизнес, — определить, какая система управления документами вам подходит. Хотя есть много схожих между собой вариантов, они не одинаковы, и выбор того, что не соответствует вашим потребностям, может быть пустой тратой времени и денег.

Если вы пользуетесь сервисом ЭДО Signy, советуем рассмотреть бесшовно интегрируемые системы IT-Enterprise или MASTER, поскольку они принадлежат одному разработчику.

2. Используйте четкую индексацию

Чтобы обеспечить легкий доступ к документам, очень важно точно индексировать каждый новый документ и папку, создавая таким образом согласованную файловую структуру. Предварительно рекомендуем продумать будущее дерево папок и список категорий для каждого типа документов.

Четкое индексирование значительно облегчает поиск файлов, а разным отделам так гораздо проще управлять документами в рамках своей сферы деятельности.

3. Сканируйте бумажные документы

При переходе с физических документов на электронные рекомендуется делать цифровые копии бумажных версий. Это может быть сложной задачей, но сканирование документов и их загрузка в электронную систему управления гарантирует, что конфиденциальные файлы будут защищены и доступны для сотрудников в любой момент. Бумажные документы намного легче потерять, а физический картотечный шкаф не имеет того уровня безопасности, который обеспечивает система управления документами.

4. Настройте права доступа

Не каждый человек в вашем бизнесе должен иметь доступ ко всем файлам. К примеру, контракты работников и отчеты о производительности должны оставаться конфиденциальными.

Системы управления документами позволяют предоставлять разрешения на доступ пользователям по вашему выбору: определять, какие отделы могут просматривать, редактировать и копировать содержимое определенных папок.

5. Настройте автоматизацию

В зависимости от программного обеспечения, вы можете настроить рассылку автоматических сообщений при создании или редактировании документа. Вы также можете настроить автоматизированные рабочие процессы утверждения для определенных документов или автоматическое выставление счетов, если ваш бизнес работает с внешними клиентами.

Например, сервис Signy позволяет заранее настроить шаблоны документов или маршруты заключения договоров, направляемых контрагентам.

6. Используйте облачное хранилище

Если вы хотите отказаться от физических документов и картотек, существует два варианта использования системы управления документами: локальное и облачное хранилище.

Локальное программное обеспечение позволяет вам контролировать свои документы с сервера, размещенного в вашей компании. Облачное хранилище означает, что документы хранятся на сторонних серверах.

Облачное хранилище дает вам дополнительный уровень защиты в случае повреждения или кражи вашего оборудования, поскольку вы по-прежнему можете получить доступ к своим документам в облаке. Облачное программное обеспечение также упрощает совместную работу с различными пользователями (особенно при наличии удаленно работающих команд), увеличивая общую эффективность бизнеса.

7. Контролируйте версии

Если ваш бизнес постоянно обновляет документы, наличие качественного контроля версий обязательно. Управление версиями означает, что можно получить доступ к предыдущим версиям документов и при необходимости восстановить их.

Это также позволяет предоставить некоторым пользователям возможность только просматривать документы, а другим — просматривать, комментировать и изменять отредактированные версии. Это означает, что вы можете эффективно совместно работать над документом и быть уверенными, что его не изменят без надлежащего разрешения.

8. Ведите аудит документов

Несмотря на то, что управлять бизнес-документами гораздо проще с помощью электронной системы управления, все же рекомендуем регулярно проводить аудит ваших документов, чтобы минимизировать потенциальные сбои или нарушения процессов.

Вы можете проводить внутренний аудит каждые три-шесть месяцев и внешний аудит — ежегодно.

Это позволяет не только узнать, какие документы у вас есть, но также понять, отвечает ли ваш бизнес отраслевым нормам. Во многих профессиональных секторах обязателен внешний аудит, поэтому лучше самостоятельно делать регулярные проверки, чтобы не паниковать, когда придет время тщательно проанализировать ваш бизнес.

9. Знайте свои внутренние правила

Важно знать, какие типы документов следует хранить в системе управления в течение определенного периода времени. К примеру, в финансовой сфере нормативные требования свидетельствуют, что определенные документы должны храниться в течение семи лет. Перед удалением документа еще раз проверьте, не противоречит ли это правилам.

Следуя данным передовым методам управления документами, вы сможете поддерживать свою систему документооборота в лучшем состоянии. Если вы рассматриваете возможность перехода на ЭДО, начните с регистрации в сервисе Signy. Он позволяет создавать и обмениваться юридически значимыми документами со своими контрагентами независимо от того, какой системой ЭДО они пользуются. Регистрируйтесь по ссылке: https://my.signy.online/