При внедрении системы электронного документооборота (далее — системы ЭДО) компании важно избегать таких типичных ошибок:

  1. Невнимание к организационным вопросам.
  2. Разработка системы ЭДО силами собственных подразделений.
  3. Внедрение ЭДО сразу во всей компании.
  4. Отсутствие документов, регламентирующих работу с ЭДО.
  5. Недостаточная подготовка сотрудников.

Каждая из этих ошибок может привести к различным проблемам, от просто негативного опыта использования ЭДО до утечки конфиденциальной информации или потери важных файлов.

Невнимание к организационным вопросам

Типичной ошибкой компаний при переходе на электронный документооборот является отсутствие заинтересованности в качественной проработке этого процесса. Если руководители уделяют недостаточно внимания организационным вопросам, внедрение ЭДО может затянуться на долгое время, что будет в перспективе тормозить развитие компании.

Как предотвратить: Четко сформулировать конечные цели, которых компания хочет достичь с помощью внедрения ЭДО. Например, сократить время, затрачиваемое на документооборот, автоматизировать часть процессов сотрудничества с партнерами, экономить на курьерской доставке и т.п.

Разработка системы ЭДО силами собственных подразделений

Еще одной ошибкой является решение компании разработать внутреннюю систему ЭДО силами собственного IT-подразделения. Причины могут быть разными: например, желание сэкономить или не использовать сторонние сервисы для обмена конфиденциальными документами. Но на самом деле такое решение зачастую приводит лишь к тому, что компания вынуждена тратить ресурсы на постоянные доработки и поддержание работы системы и полностью зависит от имеющихся в штате разработчиков.

Как предотвратить: Ознакомиться со степенью защиты готовых сервисов ЭДО, рассчитать объем возможных расходов и уточнить другие важные для вас вопросы. Почти каждый провайдер дает возможность протестировать свой сервис (например, Signy предоставляет бесплатные 30 документов в течение 1 месяца). Благодаря этому среди них можно выбрать наиболее выгодный и удобный.

Внедрение ЭДО сразу во всей компании

Даже после того, как конечные цели использования ЭДО были сформированы, невозможно предсказать, действительно ли компания получит выгоды от внедрения такой системы. Несмотря на то, что сейчас большое количество предприятий переходит на ЭДО, конкретно в вашем случае он может оказаться нецелесообразным или же вам не подойдет выбранная система. В этом случае компания рискует получить большие убытки.

Как предотвратить: На такой случай существует пилотный проект — тестирование ЭДО на небольшом количестве рабочих мест (от 10 до 50, в зависимости от масштаба штата). Такой формат позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, точнее рассчитать стоимость перехода на ЭДО и продолжить внедрение системы или отказаться от нее без значительных потерь.

Отсутствие документов, регламентирующих работу с ЭДО

Еще на этапе внедрения ЭДО важно серьезно отнестись к подготовке документов, которые будут регламентировать процессы документооборота в компании. Если этого не сделать, сотрудникам нечем будет руководствоваться в своей работе с документами, а это в перспективе может привести к неприятным последствиям: потере файлов, просрочке, утечке информации и т.п.

Как предотвратить: С самого начала разработать детальные инструкции по делопроизводству в системе ЭДО, подготовить необходимые распоряжения и приказы, проинформировать всех сотрудников.

Недостаточная подготовка сотрудников

Качественное пользование системой ЭДО невозможно без предварительного обучения сотрудников. Иногда руководство компании решает сэкономить средства и отправить на курсы только нескольких работников, из расчета, что они научат всех остальных. Обычно это приводит к тому, что команда имеет поверхностные знания о системе ЭДО и может допускать различные ошибки.

Как предотвратить: Уделить максимум внимания обучению работников на всех этапах внедрения ЭДО. Желательно, чтобы инструктажи и корпоративные курсы проводились на постоянной основе. Для этого можно организовать дистанционное обучение с практическими примерами и разбором типичных рабочих ситуаций.

С чего начать внедрение ЭДО в своей компании

Попробуйте электронный документооборот с сервисом Signy. Пройдите короткую регистрацию (https://my.signy.online/) и получите Demo-доступ — возможность бесплатно создать 30 документов и обработать их с помощью инструментов Signy в течение одного месяца.