Управління документацією відіграє вирішальну роль у будівельних проектах. І хоча багато хто з підрядників вже почав застосовувати електронний документообіг, наразі це скоріше базові цифрові інструменти, такі як електронні таблиці Excel.

Для реального ж прогресу в управлінні документами у будівництві необхідно визначити, які задачі сюди входять, і зосередитися на вирішенні проблем зберігання і доступу до документів.

Що таке управління будівельною документацією?

Управління будівельною документацією — це загальний процес, який менеджер з будівництва або керівник проекту може застосовувати для організації та зберігання контрактів, креслень, дозволів та інших документів, необхідних для повсякденних операцій.

У наші дні картотечні шафи на частині підприємств були замінені будівельним програмним забезпеченням, яке оцифровує дані, допомагає зберігати їх та швидко ділитися з тими, хто їх потребує у польових умовах, за допомогою електронних форм, інформаційних панелей, планів, креслень, специфікацій тощо.

Проблеми традиційного управління будівельною документацією

Навіть у сучасних будівельних організаціях може виникати багато проблем, пов’язаних із документообігом:

  1. Плутанина з версіями: у міру внесення змін створюється кілька версій документів, про які зацікавлені сторони можуть не знати або не мати безпосереднього доступу до них. Це особливо актуально для паперової документації і може легко призвести до помилок, якщо працівники звертаються до застарілого документа.
  2. Труднощі з доступом: пошук потрібних паперових документів може тривати певний час, а доступ до цифрових документів у польових умовах може ускладнитись поганим інтернетом, проблемами з правами доступу до файлів тощо та зайняти ще більше часу.
  3. Проблеми редагування в польових умовах: не всі програми полегшують редагування або коментування документів, особливо для людей, які працюють поза офісом.
  4. Втрачений час: без централізованого зберігання документів кожен витрачає додатковий час на пошук того, що йому потрібно.

Три способи спростити управління будівельною документацією

Стилі управління будівельною документацією можуть відрізнятися у різних компаній, але надані нижче рекомендації допоможуть зробити так, щоб усі задіяні у будівництві особи вчасно та в повній мірі отримали потрібну інформацію.

1. Централізуйте свої будівельні дані

Підключене хмарне програмне рішення, яке забезпечує доступ до останніх версій документів проекту в режимі реального часу, полегшує всім членам ваших проектних груп пошук того, що їм потрібно, та забезпечує правильне виконання проекту.

Організацію складної файлової структури можна спростити, замінивши паперові записи цифровими файлами. Зокрема ті, які можна оновлювати через систему програмного забезпечення для будівництва в режимі реального часу, щоб легше надавати найсвіжішу інформацію для всіх зацікавлених сторін.

2. Зробіть будівельні документи доступними будь-де

Після централізації даних важливо надати доступ до документації для всіх членів проектної групи, яким вона потрібна. Всі задіяні особи мають розуміти, як знайти ті чи інші дані в хмарі та вміти користуватися даною технологією.

3. Оптимізуйте робочі процеси управління документами

На третьому етапі необхідно скоординувати передачу інформації від одного члена команди до іншого, а також стандартизувати робочі процеси для всіх даних будівельного проекту. Переконайтеся, що у вас налаштовані наступні процеси:

  1. Оновлення документації та поширення інформації щодо цього серед усіх зацікавлених осіб.
  2. Перегляд файлів користувачами та погодження внесених змін.
  3. Забезпечення того, щоб правильна інформація надсилалася відповідній особі у потрібний час.
  4. Спільна узгоджена робота всіх ваших програмних систем.

Занадто багато програмних систем, які не інтегруються між собою, можуть ускладнити координацію та оптимізацію робочих процесів керування документами. В результаті це може спричинити ті ж проблеми з ефективністю, які ви намагалися вирішити за рахунок цифровізації.

Тож надавайте перевагу комплексним рішенням. Наприклад, якщо застосовувати платформу IT-Enterprise, ви зможете налаштувати не лише управління документацією, а й безшовно застосовувати електронний документообіг Signy, програми ведення обліку MASTER тощо.

Централізоване та надійне рішення для управління документами в кінцевому рахунку забезпечує більш ефективну співпрацю для всіх, хто працює над вашими проектами, та дає вам більший контроль над документацією. Як тільки ви поєднаєте свої робочі процеси з даними та документуванням в режимі реального часу, ви здивуєтеся, наскільки простіше виконуватимуться ваші повсякденні завдання та ваші проекти і наскільки прибутковішим стане ваш бізнес.

Розпочніть із електронного документообігу

Повна цифровізація ваших документів займе певний час, але вже зараз ви можете спробувати сервіс електронного документообігу Signy, щоб швидко та зручно обмінюватися документами зі своїми контрагентами. Пройдіть коротку реєстрацію, щоб отримати перші 50 е-документів безкоштовно.