Управление документацией играет решающую роль в строительных проектах. И хотя многие подрядчики уже начали применять электронный документооборот, сейчас это скорее базовые цифровые инструменты, такие как электронные таблицы Excel.

Для реального прогресса в управлении документами в строительстве необходимо определить, какие задачи сюда входят, и сосредоточиться на решении проблем хранения и доступа к документам.

Что такое управление строительной документацией?

Управление строительной документацией — это общий процесс, который менеджер по строительству или руководитель проекта может использовать для организации и хранения контрактов, чертежей, разрешений и других документов, необходимых для повседневных операций.

В наши дни картотечные шкафы на части предприятий были заменены строительным программным обеспечением, которое оцифровывает данные, помогает хранить их и быстро делиться с теми, кому они нужны в полевых условиях, с помощью электронных форм, информационных панелей, планов, чертежей, спецификаций и т.д.

Проблемы традиционного управления строительной документацией

Даже в современных строительных организациях может возникать множество проблем, связанных с документооборотом:

  1. Путаница с версиями: по мере внесения изменений создается несколько версий документов, о которых заинтересованные стороны могут не знать или не иметь непосредственного доступа к ним. Это особенно актуально для бумажной документации и может легко привести к ошибкам, если работники обращаются к устаревшему документу.
  2. Трудности с доступом: поиск нужных бумажных документов может занять некоторое время, а доступ к цифровым документам в полевых условиях может осложниться плохим интернетом, проблемами с правами доступа к файлам и т.п. и занять еще больше времени.
  3. Проблемы редактирования в полевых условиях: не все программы облегчают редактирование или комментирование документов, особенно для людей, работающих вне офиса.
  4. Упущенное время: без централизованного хранения документов каждый тратит дополнительное время на поиск того, что ему нужно.

Три способа упростить управление строительной документацией

Стили управления строительной документацией могут отличаться у разных компаний, но следующие рекомендации помогут сделать так, чтобы все задействованные в строительстве лица вовремя и в полной мере получили нужную информацию.

1. Централизуйте свои строительные данные

Подключенное облачное программное решение, обеспечивающее доступ к последним версиям документов проекта в режиме реального времени, облегчает всем членам ваших проектных групп поиск того, что им нужно, и обеспечивает правильное выполнение проекта.

Организацию сложной файловой структуры можно упростить, заменив бумажные записи цифровыми файлами. В частности, те, которые можно обновлять через систему программного обеспечения для строительства в режиме реального времени, чтобы легче предоставлять свежую информацию для всех заинтересованных сторон.

2. Сделайте строительные документы доступными где угодно

После централизации данных важно предоставить доступ к документации всем членам проектной группы, которым она нужна. Все задействованные лица должны понимать, как найти те или иные данные в облаке и уметь использовать эту технологию.

3. Оптимизируйте рабочие процессы управления документами

На третьем этапе необходимо скоординировать передачу информации от одного члена команды другому, а также стандартизировать рабочие процессы для всех данных строительного проекта. Убедитесь, что у вас настроены следующие процессы:

  1. Обновление документации и распространение информации об этом среди всех заинтересованных лиц.
  2. Просмотр файлов пользователями и согласование внесенных изменений.
  3. Обеспечение того, чтобы правильная информация направлялась соответствующему лицу в нужное время.
  4. Общая согласованная работа всех ваших программных систем.

Слишком много программных систем, которые не интегрируются между собой, могут усложнить координацию и оптимизацию рабочих процессов управления документами. В результате это может привести к тем же проблемам с эффективностью, которые вы пытались решить за счет цифровизации.

Поэтому отдавайте предпочтение комплексным решениям. Например, если применять платформу IT-Enterprise, вы сможете настроить не только управление документацией, но и применять электронный документооборот Signy, программы ведения учета MASTER и т.д.

Централизованное и надежное решение для управления документами в конечном счете обеспечивает более эффективное сотрудничество для всех работающих над вашими проектами людей и дает вам больший контроль над документацией. Как только вы соедините свои рабочие процессы с данными и документированием в режиме реального времени, вы удивитесь, насколько проще будут выполняться ваши повседневные задачи и ваши проекты и насколько прибыльнее станет ваш бизнес.

Начните с электронного документооборота

Полная цифровизация документов займет некоторое время, но уже сейчас вы можете попробовать сервис электронного документооборота Signy, чтобы быстро и удобно обмениваться документами со своими контрагентами. Пройдите короткую регистрацию, чтобы получить первые 50 е-документов бесплатно.