Поступове переведення паперових документів в електронний формат є на сьогодні закономірним і важливим кроком для будь-якої галузі бізнесу. Саме тому багато фірм замислюються над впровадженням е-документообігу. Агрохолдинг «Контінентал Фармерз Груп» при виборі системи ЕДО обрали Signy. Як наразі компанія використовує сервіс та яких результатів змогла досягти — дізнаєтесь далі.
«Контінентал Фармерз Груп» — один з лідерів аграрного сектору в Україні
«Контінентал Фармерз Груп» — українська сільськогосподарська компанія, яка має міжнародні інвестиції та працює як об’єднаний агрохолдинг з 2019 року. До його складу увійшли дві потужні агрокомпанії: «МРІЯ Агрохолдинг» (з 1992 року) та CFG (Continental Farmers Group) (з 2006 року).
Земельний банк, який обробляє «Контінентал Фармерз Груп», сягає 195 тис. га і знаходиться він у Західноукраїнському регіоні. Підприємство спеціалізується на вирощуванні зернових, олійних і технічних культур та є одним із провідних виробників картоплі в Україні. Для її зберігання агрохолдинг використовує сучасні картоплесховища в Тернопільській та Львівській областях загальною місткістю понад 106,2 тис. тонн.
Недоліки паперового формату: що сприяло переходу на електронний документообіг?
До переходу на електронний документообіг, більшість документів у нашій компанії підписувались в паперовій формі. Водночас незначну частину з них ми обробляли в електронному форматі — за допомогою різних сервісів для обміну документами.
Як наслідок, було складно масштабувати процеси е-документообігу, тому було розпочато пошук оптимального рішення, яким стала система Signy.
Початок роботи й перші результати від впровадження системи Signy
Ключовою перевагою для команди «Контінентал Фармерз Груп» стала наявність в Signy інтеграції з іншими системами. Вона дозволила використовувати сервіс е-документообігу як «шину даних» та швидко розпочати перехід до єдиного інтерфейсу.
На сьогодні ми використовуємо Signy, щоб передавати та підписувати первинні документи, інші опції — у процесі підключення.
Варто підкреслити, що з початком використання Signy ми змогли спростити всі процеси, пов’язані з документообігом, а працівники почали заощаджувати час, який раніше витрачали на ручне опрацювання паперів.
Про досвід використання електронних товарно-транспортних накладних
«Контінентал Фармерз Груп» керує понад тридцятьма різними процесами перевезень ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей). Кожен з них має свої особливості та складнощі, тож для покращення взаємодії між усіма учасниками ми вирішили протестувати додаток е-ТТН від Signy. Це також стало підготовчим кроком до переходу на обов’язкове використання електронних товарно-транспортних накладних у майбутньому.
Але оскільки зараз в Україні немає функціональної ЦБД (центральної бази даних) для обміну е-ТТН, повністю перейти на електронні накладні неможливо. Тому ми поки що використовуємо змішану форму документообігу. На жаль, іноді це ускладнює процес обміну документами та призводить до певних грошових втрат.
Надалі ми плануємо працювати з е-ТТН виключно в електронному форматі, але для цього мають бути створені певні умови. А саме:
- функціонування ЦБД-реєстру е-ТТН;
- забезпечення обміну документами між операторами ринку;
- єдині правила формування й обробки даних.
На нашу думку, це б спрощувало, популяризувало та стимулювало швидкий перехід на електронні накладні усіх учасників ринку.
Як обрати систему е-документообігу: практичні поради від реального користувача
«На своєму досвіді ми впевнились, що електронний документообіг значно покращує ефективність та продуктивність бізнесу. Але, для його успішного впровадження, передусім необхідно ретельно проаналізувати потреби компанії й сконцентруватися на найбільш пріоритетних процесах/документах. Від них треба відштовхуватись і під час вибору системи чи набору систем для е-документообігу», — Дмитро Миськів, керівник проекту в компанії «Контінентал Фармерз Груп».
А щоб уникнути або мінімізувати помилки вибору системи, варто перевірити її функціонал на практиці — протестувати підписання е-документа з мінімальними інвестиціями.
Наприклад, Signy для цього пропонує 50 безкоштовних підписів за Демо-доступом.
Які умови сприятимуть швидкому переходу бізнесу на е-документообіг та що компанія планує змінити у майбутньому?
Вважаємо, що для швидкого переходу бізнесу на електронний документообіг необхідні дві головні умови:
- Єдині правила роботи з первинними документами.
- Функціонування центральної бази даних.
А щодо покращення роботи в найближчому майбутньому — ми плануємо максимально перевести всі внутрішні документи в електронний формат. Частка оцифрованого зовнішнього е-документообігу також буде поступово збільшуватись. Звісно, для цього плануємо використовувати наявні програмні рішення.
Тож якщо ви зацікавлені у тому, щоб впровадити електронний документообіг у ваш бізнес та зробити цей процес легким і швидким, пропонуємо протестувати можливості системи Signy, отримавши безкоштовний Демо-доступ для роботи вже зараз.
