Ми робимо все можливе, щоб сервіс електронного документообігу Signy був зрозумілим і зручним. І дбаємо про те, аби навіть користувачі, які тільки починають знайомитись з функціоналом, могли комфортно адаптуватись до інтерфейсу та використовувати всі можливості системи для роботи. Саме тому сьогодні разом із керівницею проєкту Signy, Юлією Тарасенко, ми відповімо на ТОП-5 найрозповсюдженіших запитань, які надходили до клієнтської підтримки останнім часом.

 

1. Я зареєструвався як фізична особа, а треба було як ФОП. Тепер мені потрібно видаляти акаунт і реєструватись повторно?

Ні, якщо ви вже виконали реєстрацію як фізична особа, то не потрібно видаляти акаунт. Достатньо безпосередньо в кабінеті Signy додати організацію через управління профілем.

Для цього натисніть на кнопку у правому верхньому куті, біля назви вашої електронної пошти, і з випадаючого списку оберіть опцію «Управління профілем» (мал. 1).

 

Мал. 1

 

Після цього натисніть «Додати організацію» та завантажте КЕП/УЕП компанії (мал.2).

 

Мал. 2

 

Ця дія дозволить вам змінити роль на юридичну особу без повторної реєстрації.

 

2. Що робити, якщо потрібно завірити документ і підписом, і печаткою?

Якщо вам необхідно підписати документ за допомогою КЕПу і печатки одночасно, оберіть необхідний файл і натисніть кнопку «Підписати КЕП» (мал. 3).

 

Мал. 3

А далі — оберіть тип ключа, підтягніть сам файл КЕП-підпису, введіть пароль захисту до нього та натисніть «Підписати та додати ще КЕП» (мал. 4). 

 

Мал. 4 


Потім потрібно повторити дану дію. Для цього оберіть наступний ключ (КЕП печатки) і натисніть «Підписати».

Система перевірить термін дії ваших ключів і після отримання позитивної відповіді від АЦСК, який видавав КЕПи, накладе підпис та печатку на документ. У результаті статус документа зміниться, і на ньому з’явиться візуалізація у вигляді водяного знаку. 

Також за допомогою сервісу Signy можна підписати відразу декілька файлів у фоновому режимі. Для цього після вибору бажаних документів у вікні «Підписати КЕП (ЕЦП)» натисніть функцію «Підписати у фоновому режимі» (мал. 5).

 

Мал. 5

 

Таким чином система перевіряє ключ лише при завіренні першого документа зі списку обраних, а всі наступні — підписує автоматично, що значно пришвидшує процес.

 

3. Чи можна у Signy встановити різні рівні доступу до документів? 

Так, звісно! Ви можете розмежовувати доступ для різних користувачів вашої організації за допомогою створення груп та кабінетів.

У системі електронного документообігу є групи, до яких можна запрошувати тільки членів вашої компанії, тобто інші користувачі не матимуть до них доступу. Ви можете також створити групу з обмеженим списком користувачів і надавати доступ до певних документів лише обраним учасникам.

Щоб додати групу, натисніть на ваш профіль в правому верхньому кутку. Потім оберіть опцію «Управління профілем» (мал. 6).

Мал. 6

Далі оберіть організацію, в якій бажаєте створити групу, та натисніть «Додати групу» (мал. 7).

 

Мал. 7

Вам потрібно буде вказати назву групи та, за необхідності, додати коментар — опис спільноти (мал. 8).

 

Мал. 8

 

Далі до неї можна додавати користувачів. Для цього натисніть на кнопку «Додати співробітника в групу» і заповніть необхідні дані (мал. 9).

 

Мал. 9

 

За замовчуванням ваш обліковий запис також додається до цієї групи.

Крім того, на Signy є персональний кабінет, куди надходять на обробку вхідні документи від інших користувачів. Тут зверніть увагу: переносити документи з одного кабінету до іншого не можна. 

Щоб створити кабінет, знайдіть вкладку «Управління профілем», оберіть організацію і натисніть на «Керування» (мал. 10).

 

Мал. 10

Далі натисніть «Додати кабінет» (Мал. 11).

 

Мал. 11

 і введіть назву «e-mail *».

* Це може бути не справжня адреса, а будь-яке слово, яке буде символізувати місцезнаходження цього кабінету. Цю адресу будуть використовувати під час надсилання документів. 

За бажанням можна зазначити коментар (мал. 12). 

 

Мал. 12

Щоб додати користувачів до кабінету, виконайте наступні кроки:

  • перейдіть в «Управління профілем»;
  • оберіть організацію і натисніть «Керування»;
  • оберіть потрібний кабінет за назвою;
  • натисніть кнопку «Додати співробітника у кабінет»;
  • виберіть співробітника та доступ для нього (перегляд — без сповіщення про новий документ на підпис чи узгодження, редагування — зі сповіщенням про новий документ на підпис чи узгодження) (мал. 13).

 

Мал. 13

 

Отже, на сервісі електронного документообігу Signy можна налаштувати розмежування документів для співробітників вашої організації по вхідній та вихідній документації.

 

4. Скільки та у яких сховищах зберігаються документи на сервісі Signy? Що робити, якщо я хочу завантажити файл з накладеними підписами на свій ПК?

Всі документи, які були створені вами в Signy, надійно зберігаються у кількох георозподілених сховищах різних дата-центрів і обов’язково проходять процедуру резервного копіювання. Тому вам не потрібно хвилюватися з приводу втрати доступу до них. До того ж зберігання є безкоштовним та необмеженим у часі. 

Якщо ж у вас виникне потреба імпортувати юридично значущі документи на ПК, у системі є кілька варіантів, як це зробити. Ви можете вивантажити один або відразу декілька файлів разом з підписами та візуалізацію водяного знаку в одному архіві.

Для цього в управлінні профілем увімкніть спеціальне налаштування (мал. 14-15).



Мал. 14



Мал. 15

А потім, обравши документ, натисніть кнопку «Скачати архів» (мал. 16).

 

Мал. 16

В архіві будуть міститись всі необхідні файли: оригінал документа, підписи до оригіналу, а також файл з візуалізацією підписів (мал. 17).

Мал. 17

 

Також у Signy є можливість завантажити тільки візуалізацію чи архів з оригіналом і підписами до нього. Для цього натисніть на кнопку «Роздрукувати» або «Скачати документ (файл і підписи одним файлом)», чи «Скачати документ (файл і підписи окремо)» відповідно (мал. 18). 

 

Мал. 18

Таким чином ви можете отримати різні формати завірених файлів, в залежності від конкретної потреби. 

 

5. Що робити, якщо мої контрагенти не користуються системою Signy? 

Наш сервіс надає можливість інтеграції з різноманітними ресурсами: як і з розробленими на платформі IT-Еnterprise, так і зі сторонніми системами електронного документообігу. 

У ній ви можете зберігати та обробляти файли, які надходять з інших джерел, а саме:

  • підписувати;
  • погоджувати;
  • додавати коментарі; 
  • надавати відмови у підписанні. 


Нижче наведені системи, з якими у Signy вже впроваджено готові рішення з інтеграції. До них відносяться «Вчасно», Document.Online, DEALS, M.E.Doc (ПТАХ) (мал. 19).

 

Мал. 19

 

Якщо ваш контрагент користується одним із перелічених сервісів, то процес обміну документами між вами не викликає жодних труднощів. Тобто після того, як контрагент ознайомиться з документом та виконає певні дії: підпис або коментарі, відмову підписання, погодження тощо, Signy автоматично отримає інформацію про це. Відповідно зміниться і статус документа безпосередньо у вашому кабінеті.

 

Сподіваємось, що наші роз’яснення допоможуть вам успішно використовувати сервіс електронного документообігу Signy для створення, підписання та обміну файлами з контрагентами. Реєструйтесь за посиланням: https://my.signy.online/ та отримайте 50 безкоштовних підписів документів за демо-тарифом. Або звертайтесь за телефоном 0-800-750-643 за додатковою інформацією.