Мы делаем все возможное, чтобы сервис электронного документооборота Signy был понятным и удобным. И заботимся о том, чтобы даже пользователи, которые только начинают знакомиться с функционалом, могли комфортно адаптироваться к интерфейсу и использовать все возможности системы для работы. Именно поэтому сегодня вместе с руководительницей проекта Signy, Юлией Тарасенко, мы ответим на ТОП-5 самых распространенных вопросов, которые поступали в клиентскую поддержку в последнее время.

 

1. Я зарегистрировался как физическое лицо, а надо было как ФЛП. Теперь мне нужно удалять аккаунт и регистрироваться повторно?

Нет, если вы уже выполнили регистрацию как физическое лицо, то не нужно удалять аккаунт. Достаточно непосредственно в кабинете Signy добавить организацию через управление профилем.

Для этого нажмите на кнопку в правом верхнем углу, возле названия вашей электронной почты, и из выпадающего списка выберите опцию «Управление профилем» (рис. 1).

 

Рис. 1

 

После этого нажмите «Добавить организацию» и загрузите КЭП/УЭП компании (рис.2).

 

Рис. 2

 

Это действие позволит вам изменить роль на юридическое лицо без повторной регистрации.

 

2. Что делать, если нужно заверить документ и подписью, и печатью?

Если вам нужно подписать документ с помощью КЭПа и печати одновременно, выберите необходимый файл и нажмите кнопку «Подписать КЭП» (рис. 3).

 

Рис. 3

 

А дальше — выберите тип ключа, подтяните сам файл КЭП-подписи, введите пароль защиты к нему и нажмите «Подписать и добавить еще КЭП» (рис. 4). 

 

Рис. 4 

 

Затем нужно повторить данное действие. Для этого выберите следующий ключ (КЭП печати) и нажмите «Подписать».

Система проверит срок действия ваших ключей и после получения положительного ответа от АЦСК, который выдавал КЭПы, наложит подпись и печать на документ. В результате статус документа изменится, и на нем появится визуализация в виде водяного знака. 

Также с помощью сервиса Signy можно подписать сразу несколько файлов в фоновом режиме. Для этого после выбора желаемых документов в окне «Подписать КЭП (ЭЦП)» нажмите функцию «Подписать в фоновом режиме» (рис. 5).

 

Рис. 5

 

Таким образом система проверяет ключ только при заверении первого документа из списка выбранных, а все последующие — подписывает автоматически, что значительно ускоряет процесс.

 

3. Можно ли в Signy установить разные уровни доступа к документам? 

Да, конечно! Вы можете разграничивать доступ для различных пользователей вашей организации с помощью создания групп и кабинетов.

В системе электронного документооборота есть группы, в которые можно приглашать только членов вашей компании, то есть другие пользователи не будут иметь к ним доступа. Вы можете также создать группу с ограниченным списком пользователей и предоставлять доступ к определенным документам только избранным участникам.

Чтобы добавить группу, нажмите на ваш профиль в правом верхнем углу. Затем выберите опцию «Управление профилем» (рис. 6).

 

Рис. 6

 

Далее выберите организацию, в которой хотите создать группу, и нажмите «Добавить группу» (рис. 7).

 

Рис. 7

Вам нужно будет указать название группы и, при необходимости, добавить комментарий — описание сообщества (рис. 8).

 

Рис. 8

 

Далее в нее можно добавлять пользователей. Для этого нажмите на кнопку «Добавить сотрудника в группу» и заполните необходимые данные (рис. 9).

 

Рис. 9

 

По умолчанию ваша учетная запись также добавляется в эту группу.

Кроме этого на Signy есть персональный кабинет, куда поступают на обработку входящие документы от других пользователей. Здесь обратите внимание: переносить документы из одного кабинета в другой нельзя. 

Чтобы создать кабинет, найдите вкладку «Управление профилем», выберите организацию и нажмите на «Управление» (рис. 10).

 

Рис. 10

Далее нажмите «Добавить кабинет» (рис. 11).

Рис. 11

 

и введите название «e-mail *».

* Это может быть не настоящий адрес, а любое слово, которое будет символизировать местонахождение этого кабинета. Данный адрес будет использоваться при отправке документов. 

По желанию можно указать комментарий (рис. 12). 

 

Рис. 12

 

Чтобы добавить пользователей в кабинет, выполните следующие шаги:

  • перейдите в «Управление профилем»;
  • выберите организацию и нажмите «Управление»;
  • выберите нужный кабинет по названию;
  • нажмите кнопку «Добавить сотрудника в кабинет»;
  • выберите сотрудника и доступ для него (просмотр — без оповещения о новом документе на подпись или согласование, редактирование — с оповещением о новом документе на подпись или согласование) (рис. 13).

 

Рис. 13

 

Итак, на сервисе электронного документооборота Signy можно настроить разграничение документов для сотрудников вашей организации по входящей и исходящей документации.

4. Сколько и в каких хранилищах находятся документы на сервисе Signy? Что делать, если я хочу загрузить файл с наложенными подписями на свой ПК?

Все документы, которые были созданы вами в Signy, надежно хранятся в нескольких геораспределенных хранилищах разных дата-центров и обязательно проходят процедуру резервного копирования. Поэтому вам не нужно волноваться по поводу потери доступа к ним. К тому же хранение является бесплатным и неограниченным во времени. 

Если же у вас возникнет необходимость импортировать юридически значимые документы на ПК, в системе есть несколько вариантов, как это сделать. Вы можете выгрузить один или сразу несколько файлов вместе с подписями и визуализацией водяного знака в одном архиве.

Для этого в управлении профилем включите специальную настройку (рис. 14-15).

 

Рис. 14

 

Рис. 15

А затем, выбрав документ, нажмите кнопку «Скачать архив» (рис. 16).

 

Рис. 16

В архиве будут содержаться все необходимые файлы: оригинал документа, подписи к оригиналу, а также файл с визуализацией подписей (рис. 17).

 

Рис. 17

 

Также в Signy есть возможность загрузить только визуализацию или архив с оригиналом и подписями к нему. Для этого нажмите на кнопку «Распечатать» или «Скачать документ (файл и подписи одним файлом)», или «Скачать документ (файл и подписи отдельно)» соответственно (рис. 18).

 

Рис. 18

Таким образом вы можете получить различные форматы заверенных файлов, в зависимости от конкретной потребности. 

 

5. Что делать, если мои контрагенты не пользуются системой Signy? 

Наш сервис предоставляет возможность интеграции с различными ресурсами: как и с разработанными на платформе IT-Еnterprise, так и со сторонними системами электронного документооборота. 

В ней вы можете хранить и обрабатывать файлы, которые поступают из других источников, а именно:

  • подписывать;
  • согласовывать;
  • добавлять комментарии; 
  • предоставлять отказы в подписании. 

 

Ниже приведены системы, с которыми у Signy уже внедрены готовые решения по интеграции. К ним относятся «Вчасно», Document.Online, DEALS, M.E.Doc (ПТАХ) (рис. 19).

 

Рис. 19

 

Если ваш контрагент пользуется одним из перечисленных сервисов, то процесс обмена документами между вами не вызывает никаких трудностей. То есть после того, как контрагент ознакомится с документом и выполнит определенные действия: подпись или комментарии, отказ подписания, согласование и т. д., Signy автоматически получит информацию об этом. Соответственно изменится и статус документа непосредственно в вашем кабинете.

 

Надеемся, что наши разъяснения помогут вам успешно использовать сервис электронного документооборота Signy для создания, подписания и обмена файлами с контрагентами. Регистрируйтесь по ссылке:  https://my.signy.online/ и получите 50 бесплатных подписей документов по демо-тарифу. Или обращайтесь по телефону 0-800-750-643 за дополнительной информацией.