Серед українських компаній досі поширені упередження про електронний документообіг (далі — ЕДО), які заважають перейти на цей сучасний формат співпраці з колегами та контрагентами. У цій статті розвінчуємо три найбільш відомих міфи.
Міф №1: Співробітники та контрагенти будуть проти та сповільнять процес переходу на ЕДО
Люди часто до останнього не визнають щось нове, з чим вони ще не знайомі. Тому на перших порах важливо провести якісне та детальне навчання ваших співробітників роботи з ЕДО. Економія на навчанні є частою помилкою керівників, яка в результаті може призвести до похибок або взагалі до відмови працівників від ЕДО, навіть якщо відповідні технології вже були впроваджені в компанії.
Аналогічна проблема може виникнути з контрагентами. Хтось взагалі не користується ЕДО, хтось — відмовляється переходити на той самий сервіс, що й ви. Але це не проблема, якщо ви — користувач Signy, адже він інтегрується з більшістю популярних систем ЕДО, серед яких M.E.Doc, Вчасно, Deals і Document.Online, та із сервісами для розширення ЕДО на кшталт IT-Enterprise та MASTER. В такому випадку варто переходити на електронні документи поступово, і для початку застосовувати їх лише з тими компаніями, з ким ви листуєтеся найчастіше.
Так, на початку доведеться витратити час на пояснення і співробітникам, і контрагентам. Але будьте терплячими, робіть все поступово, і в результаті це дозволить вам підвищити продуктивність вашої компанії та економити час і кошти.
Міф №2: Систему ЕДО можуть зламати конкуренти чи злочинці
Системи ЕДО використовують безпечні хмарні сервери з брандмауерами та інструментами кібербезпеки, які допомагають попередити злом мережі та розмежовувати права доступу до тих чи інших документів. Авторизація користувачів відбувається за допомогою електронних підписів, а документи передаються через захищені протоколи.
Сервіс Signy відповідає українському рівню гарантій Г2 (або EAL 3 міжнародного стандарту ISO/IEC 15408 «Common Criteria for Information Technology Security Evaluation»), отже має змогу попереджувати та відбивати кібератаки.
Звісно, неможливо на 100% захистити внутрішню мережу там, де існує людський фактор, але якщо користувачі будуть дотримуватися всіх правил інформаційної безпеки, то витоку інформації з електронних документів не буде.
Міф №3: Електронний документ не є юридично значущим документом
Існує упередження, що для перевірок податкової служби чи укладання угод з контрагентами обовʼязково потрібен паперовий документ із мокрою печаткою та підписом від руки, а електронний документ можна легко підробити.
Насправді українське законодавство давно прирівняло електронний підпис до підпису від руки, а електронну печатку — до мокрої. Таким чином підписаний електронним підписом документ вважається оригіналом та є юридично значущим, а компанія не зобовʼязана зберігати його друковану версію.
В чому переваги використання ЕДО
Переходячи на ЕДО, ви отримуєте додаткові вигоди:
-
- заощаджуєте кошти компанії;
- можете перерозподілити час, який раніше витрачався на роботу з паперовими документами, на інші робочі процеси;
- підвищуєте свою репутацію як сучасної компанії;
- не привʼязані до офісу та можете працювати з документами з будь-якого місця і пристрою.
Спробуйте сервіс Signy для організації ЕДО у своїй компанії та отримайте перші 50 електронних документів безкоштовно. Для цього зареєструйтесь за посиланням: https://my.signy.online/ або зателефонуйте нам за номером, вказаним вгорі екрану.