Среди украинских компаний по-прежнему распространены предупреждения об электронном документообороте (далее — ЭДО), которые мешают перейти на этот современный формат сотрудничества с коллегами и контрагентами. В этой статье развенчиваем три наиболее известных мифа.

Миф №1: Сотрудники и контрагенты будут против и замедлят процесс перехода на ЭДО

Люди часто до последнего не признают что-нибудь новое, с чем они еще не знакомы. Поэтому на первых порах важно провести качественное и детальное обучение ваших сотрудников работе с ЭДО. Экономия на обучении является частой ошибкой руководителей, которая в результате может привести к погрешностям или вообще отказу работников от ЭДО, даже если соответствующие технологии уже были внедрены в компании.

Аналогичная проблема может возникнуть с контрагентами. Кто-то вообще не пользуется ЭДО, кто-то — отказывается переходить на тот же сервис, что и вы. Но это не проблема, если вы пользователь Signy, ведь он интегрируется с большинством популярных систем ЭДО, среди которых M.E.Doc, Вчасно, Deals и Document.Online, а также с сервисами для расширения ЭДО вроде IT-Enterprise и MASTER. В таком случае следует переходить на электронные документы постепенно, и для начала применять их только с теми компаниями, с кем вы переписываетесь чаще всего.

Да, в начале придется потратить время на объяснения и сотрудникам, и контрагентам. Но будьте терпеливы, делайте все постепенно, и в результате это позволит вам повысить производительность вашей компании и экономить время и деньги.

Миф №2: Систему ЭДО могут взломать конкуренты или злоумышленники

Системы ЭДО используют безопасные облачные серверы с брандмауэрами и инструментами кибербезопасности, которые помогают предотвратить взлом сети и разграничить права доступа к тем или иным документам. Авторизация пользователей осуществляется с помощью электронных подписей, а документы передаются через защищенные протоколы.

Сервис Signy соответствует украинскому уровню гарантий Г2 (или EAL 3 международного стандарта ISO/IEC 15408 «Common Criteria for Information Technology Security Evaluation»), поэтому может предупреждать и отражать кибератаки.

Конечно, невозможно на 100% защитить внутреннюю сеть там, где существует человеческий фактор, но если пользователи будут соблюдать все правила информационной безопасности, то утечки информации из электронных документов не будет.

Миф №3: Электронный документ не является юридически значимым документом

Существует предубеждение, что для проверок налоговой службы или заключения сделок с контрагентами обязательно требуется бумажный документ с мокрой печатью и подписью от руки, а электронный документ можно легко подделать.

На самом деле, украинское законодательство давно приравняло электронную подпись к подписи от руки, а электронную печать — к мокрой. Таким образом, подписанный электронной подписью документ считается оригиналом и является юридически значимым, а компания не обязана хранить его печатную версию.

В чем преимущества использования ЭДО

Переходя на ЭДО, вы получаете дополнительные выгоды:

    • экономите средства компании;
    • можете перераспределить время, которое раньше уходило на работу с бумажными документами, на другие рабочие процессы;
    • повышаете свою репутацию как современной компании;
    • не привязаны к офису и можете работать с документами c любого места и устройства.

Попробуйте сервис Signy для организации ЭДО в своей компании и получите первые 50 электронных документов бесплатно. Для этого зарегистрируйтесь по ссылке: https://my.signy.online или позвоните нам по номеру, указанному вверху экрана.