Якщо ви регулярно продаєте свої товари в інші населені пункти чи країни, то розумієте, наскільки багато паперових документів доводиться оформлювати для їхнього транспортування. Товарно-транспортні накладні, договори та інша торговельна документація, — все це не лише додатково навантажує логістику, а й потребує стовідсоткової уважності і від вас, і від вантажоперевізника. Адже для супроводу однієї партії може знадобитися кілька десятків аркушів паперу, якими можуть обмінюватися навіть 20 і більше різних зацікавлених сторін.

Оцифрування торгової документації — важливий крок, що дозволяє уникнути непотрібних витрат, заощадити час та стимулювати торгівлю. Це також може підвищити стійкість ланцюжка поставок та допомогти пом’якшити потенційні збої поставок у майбутньому.

Як прискорити діджиталізацію в країні?

Зацікавлені сторони, включаючи перевізників, фінансові установи, митні органи, вантажовідправників та експедиторів, мають працювати разом, щоб збільшувати зусилля з цифровізації торгівлі та вдосконалювати власний документообіг. Наступні три пункти сприятимуть активнішому оцифруванню документів.

1. Вдосконалення процесів та стандартизація даних

Зацікавленість великих гравців ринку та державних органів допомагає швидше узгодити конкретний стандарт. А це дозволяє зробити вдосконалення всієї екосистеми максимально рентабельним та універсально застосовним. Наприклад, з 2019 року в Україні дозволили використовувати електронні ТТН. Спочатку даною можливістю скористалися лідери своїх галузей, а цього літа еТТН планували зробити обовʼязковими, якби не війна. Обовʼязкові еТТН не лише спрощують роботу перевізників, а й мотивують переходити на цифровий документообіг всі компанії.

 

2. Амбітні цілі компаній для діджиталізації

Різні зацікавлені сторони можуть встановити цілі та пов’язані з ними ключові задачі:

  1. Банки та організації, що фінансують торгівлю, могли б інтегрувати нові стандарти в існуючі системи.
  2. Митні органи можуть розробити дорожні карти для покращення цифрової інфраструктури та запропонувати регулюючим органам встановити правила, що дозволяють надсилати та передавати цифрові документи.
  3. Відправники вантажу та експедитори можуть навчатися роботи з документами в електронному форматі. Вони також можуть встановлювати, наприклад фіксовану дату, коли центральний постачальник повинен бути повністю підключений до цифрової мережі з точки зору торгової документації.

3. Співпраця між партнерами для прискорення процесу діджиталізації

Усі зацікавлені сторони можуть масштабувати існуючі рішення для електронних документів та працювати разом, щоб підтримувати існуючу інфраструктуру в робочому стані, наскільки це можливо. Готовність компаній перейти на електронний документообіг допомагає їхнім контрагентам також швидше діджиталізуватися.

Як підготуватися до переходу на е-документообіг

Впровадження електронного документообігу у вашій компанії можна почати з  реєстрації в системі Signy. З допомогою інструментів сервісу ви зможете створювати е-документи для обміну з контрагентами. Перші 50 документів будуть надані вам безкоштовно, отож ви зможете швидко та без витрат протестувати можливості Signy. За необхідності ви завжди можете звернутися по допомогу до менеджера нашої служби підтримки за вказаними на сайті контактами.