Работа пользователя Signy с электронным документом состоит из нескольких этапов:

    1. Создание документа.
    2. Наложение электронной подписи КЭП/УЭП.
    3. Настройка маршрута отправки документа.
    4. Отправка.

Для экономии времени можно использовать шаблоны и автоматические маршруты отправки (об этом рассказываем в конце данной статьи).

В целом, все указанные этапы настраиваются так:

Создание документа

Сразу после регистрации пользователь получает доступ к библиотеке документов Signy. При создании документа можно выбрать нужный тип документа и создать таким образом типизированный документ:

    • акт сверки расчетов;
    • расходную накладную;
    • счет;
    • акт приема-передачи;
    • договор;
    • е-ТТН и т.д.

При необходимости можно создать собственный тип документа, соответствующего потребностям компании пользователя.

Подписание документа

Сам процесс подписания (наложение КЭП/УЭП) простой и понятный. Для этого нужно выполнить три шага:

    1. В среде Signy выбрать документ.
    2. Загрузить файл ключа, которым необходимо выполнить подпись.
    3. Ввести пароль защиты электронного ключа для наложения подписи.

После того, как система Signy проверит ключ на валидность, электронная подпись будет наложена и документ становится юридически значимым.

Signy поддерживает все виды ключей, выданные АЦСК на территории Украины. Дополнительно доступно подписание с помощью Дия.Подпись и ПриватБанк SmartID. Для этого необходимо отсканировать QR код (или кликнуть на него, при подписании документа через смартфон). После этого система перенаправит пользователя для идентификации в приложение Дия или Приват24. После подтверждения действий документ подписывается.

После подписания на документе появляется водяной знак, содержащий всю важную информацию. Дополнительно к нему формируется протокол подписания со всеми подробностями о подписи (данные о подписанте, дате и времени подписи, АЦСК, выдавший ключ, срок действия сертификата и т.п.).

Настройка маршрута подписания

Пользователь может отправлять документ как одному контрагенту, так и нескольким. В этом случае необходимо настроить многоэтапный маршрут подписания и согласования. Он может быть как последовательным (каждый следующий контрагент получает файл после предыдущего), так и параллельным (получать документ может несколько контрагентов одновременно).

Отправка документа

После выполнения всех предварительных настроек остается только нажать кнопку «Отправить», и Signy доставит е-документ получателям, независимо от того, в каком сервисе ЭДО они работают. Подробнее о возможностях интеграции Signy читайте в нашей статье.

Шаблоны для автоматизации работы с е-документами и их отправки

Для облегчения и ускорения работы с документами можно создавать их путем заполнения готовых шаблонов, доступных в сервисе Signy:

    1. Выбрать шаблона из библиотеки документов.
    2. Заполнить шаблон нужной информацией.
    3. Сохранить электронный документ в Signy.
    4. Подписать и отправить контрагенту.

Также можно использовать функцию настройки автоматических маршрутов для соответствующих типов документов. Таким образом, все, что будет необходимо, — это просто создать документ и подписать его, а Signy автоматически отправит файл по уже настроенному маршруту.

Что происходит дальше

После того как документ подпишут на стороне контрагента, Signy сам забирает его и сообщает об этом отправителю. Подробнее об этом рассказано в нашей статье.

Попробуйте обмен документами с помощью Signy

После регистрации в сервисе Signy вы получите 50 бесплатных электронных документов для обмена со своими контрагентами. Наши менеджеры помогут разобраться с функционалом сервиса и обменяться документами с пользователями других систем ЭДО. Для регистрации перейдите по ссылке: https://my.signy.online/