Робота користувача Signy з електронним документом складається з декількох етапів:

    1. Створення документа.
    2. Накладання електронного підпису КЕП/УЕП.
    3. Налаштування маршруту відправки документа.
    4. Відправка.

Для економії часу можна скористатися шаблонами та автоматичними маршрутами відправки (про це розповідаємо в кінці даної статті).

Загалом усі зазначені етапи налаштовуються так:

Створення документа

Відразу після реєстрації користувач отримує доступ до бібліотеки документів Signy. Під час створення документа тут можна вибрати необхідний тип документа та створити таким чином типізований документ:

    • акт звірки розрахунків;
    • видаткову накладну;
    • рахунок;
    • акт приймання-передачі;
    • договір;
    • е-ТТН тощо.

За потреби можна створити власний тип документа, який буде відповідати потребам компанії користувача.

Підписання документа

Сам процес підписання (накладання КЕП/УЕП) є простим та зрозумілим. Для цього потрібно виконати три кроки:

    1. У середовищі Signy вибрати документ.
    2. Завантажити файл ключа, яким потрібно виконати підпис.
    3. Ввести пароль захисту електронного ключа для накладання підпису.

Після того, як система Signy перевірить ключ на валідність, електронний підпис буде накладено і документ стає юридично значущим.

Signy підтримує абсолютно всі види ключів, видані АЦСК на території України. Додатково доступне підписання за допомогою Дія.Підпис та ПриватБанк SmartID. Для цього необхідно відсканувати QR код (або клікнути на нього, у разі підписання документа через смартфон). Після цього система перенаправить користувача для ідентифікації в додаток Дія чи Приват24. Після підтвердження дій документ підписується.

Після підписання на документі зʼявляється водяний знак, що містить всю важливу інформацію. Додатково до нього формується протокол підписання з усіма деталями підпису (дані про підписанта, дата й час підпису, АЦСК, який видав ключ, термін дії сертифікату тощо).

Налаштування маршруту підписання

Користувач може відправляти документ як одному контрагенту, так і декільком. У такому разі знадобиться налаштувати багатоетапний маршрут підписання та погодження. Він може бути як послідовним (кожен наступний контрагент отримує файл після попереднього), так і паралельним (отримувати документ можуть декілька контрагентів одночасно).

Відправка документа

Після виконання всіх попередніх налаштувань залишається лише натиснути кнопку «Відправити», і Signy надішле е-документ отримувачам, незалежно від того, в якому сервісі ЕДО вони працюють. Детальніше про можливості інтеграції Signy читайте у нашій статті.

Шаблони для автоматизації роботи з е-документами та їх відправки

Для полегшення та прискорення роботи з документами, їх можна створювати шляхом заповнення готових шаблонів, що доступні в сервісі Signy:

    1. Вибрати шаблон із бібліотеки документів.
    2. Заповнити шаблон потрібною інформацією.
    3. Зберегти електронний документ в Signy.
    4. Підписати і відправити контрагенту.

Також можна скористатися функцією налаштування автоматичних маршрутів для відповідних типів документів. Таким чином все, що буде необхідно, – це просто створити документ та підписати його, а Signy автоматично відправить файл по вже налаштованому маршруту.

Що відбувається далі

Після того, як документ підпишуть на стороні контрагента, Signy сам забирає його та повідомляє про це відправника. Детальніше про це розказано у нашій статті.

Спробуйте обмін документами за допомогою Signy

Одразу після реєстрації в сервісі Signy ви отримаєте 50 безкоштовних електронних документів для обміну зі своїми контрагентами. Наші менеджери допоможуть вам розібратися із функціоналом сервісу та обмінятися документами із користувачами інших систем ЕДО. Для реєстрації перейдіть за посиланням: https://my.signy.online/